Versie maart 2015
Sint Laurensfonds (hierna SLF) verstrekt financiële bijdragen aan projecten voor hulpbehoevenden in Rotterdam (en directe omgeving), in het bijzonder jeugdigen en ouderen, op basis van een aanvraag van een organisatie. Jaarlijks worden de specifieke bestedingsthema’s voor deze doelgroepen, de aanvraagprocedure en de toekenningsvoorwaarden op de website van SLF kenbaar gemaakt. Indien aan een project van een organisatie een financiële bijdrage wordt toegekend, wordt door SLF een toekenningsbrief opgesteld. In de toekenningsbrief staan de eisen die aan de verantwoording worden gesteld, nader gespecificeerd. De brief en de algemene voorwaarden vormen tezamen de op de toekenning toepasselijke voorwaarden.
1. De financiële bijdrage van SLF is gebaseerd op de van de aanvragende organisatie (hierna aanvrager) ontvangen gegevens, in het bijzonder de projectbeschrijving en de projectbegroting met dekkingsplan.
2. De bijdrage van SLF bestaat uit een gift, een garantie of een lening.
3. Pas als de toekenningsbrief door SLF en de aanvrager is ondertekend en SLF de door beide partijen getekende brief retour heeft ontvangen, is sprake van een bindende afspraak. De toekenningsbrief moet ondertekend zijn door een daartoe bevoegd vertegenwoordiger van de aanvrager, zoals blijkt uit een bijgevoegd recent uittreksel van de Kamer van Koophandel.
4. De toekenning vervalt als SLF van de aanvrager de toekenningsbrief niet binnen één maand na dagtekening retour heeft ontvangen.
5. De aanvrager dient SLF tijdig op de hoogte te stellen van wijzigingen in de organisatie, de projectopzet, de begroting, het dekkingsplan, de begin- en einddatum van het project en andere omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de hoogte van de financiële bijdrage, alsmede op de voortgang van het project.
6. Toekenningen zijn geldig tot één jaar na dagtekening van de brief waarin de toekenning wordt bevestigd of bij projecten met een langere duur van één jaar gedurende de looptijd van het project, mits in beide gevallen aan de gestelde voorwaarden voldaan wordt. Nadien vervalt de toekenning en kan de aanvrager hierop geen aanspraak meer maken.
7. Het toegezegde bedrag is inclusief eventueel door de aanvrager verschuldigde belasting(en) en rechten.
8. De aanvrager mag zijn rechten of verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SLF aan derden overdragen.
9. Indien het totale bedrag van de financiële bijdrage hoger uitvalt dan de totale kosten die door de aanvrager voor het desbetreffende project zijn begroot, is de aanvrager gehouden het overschot naar rato van het door SLF uitgekeerde bedrag per omgaande terug te betalen.
10. Indien het project geen doorgang vindt is de aanvrager gehouden het bedrag van de door SLF beschikbaar gestelde bijdrage volledig terug te betalen.
11. SLF behoudt zich het recht voor de toezegging in te trekken of de hoogte daarvan aan te passen, wanneer:
a. naar het oordeel van SLF niet, niet geheel of niet langer sprake is van een juiste nakoming door de aanvrager van de afspraken;
b. naar het oordeel van SLF geen of onvoldoende verwezenlijking van het project plaatsvindt of heeft plaatsgevonden;
c. de door SLF ter beschikking gestelde financiële bijdrage naar het oordeel van SLF niet of niet volledig benodigd is;
d. faillissement of surseance van betaling wordt aangevraagd van de aanvrager, dan wel beslag wordt gelegd op een belangrijk gedeelte van de activa van de aanvrager;
e. SLF met de door de aanvrager ingediende documenten dan wel met een wijziging van de projectopzet niet instemt;
In de onder a. t/m e. genoemde gevallen kan door SLF gehele of gedeeltelijke restitutie van eventueel uitbetaalde bedragen van het reeds betaalde bedrag worden verlangd.
12. Om de voortgang van het gefinancierde project te kunnen beoordelen, is de aanvrager verplicht om na voltooiing van het project een inhoudelijke en financiële rapportage van het project toe te zenden. De aanvrager dient aan het einde van het project een overzicht te geven van de begrote en werkelijke kosten en inkomsten. Bij grote afwijkingen tussen de begroting en realisatie dient een toelichting gegeven te worden. Voor toezeggingen vanaf € 5.000 geldt daarnaast dat het evaluatieformulier van SLF wordt ingevuld en meegezonden. Deze rapportage (inclusief het evaluatieformulier) dient te worden toegezonden binnen zes maanden na afronding van het project. Bij meerjarige projecten dient de aanvrager binnen zes maanden na afronding van elk projectjaar een tussentijdse rapportage toe te zenden. Daarnaast heeft SLF het recht om een door SLF ingeschakelde certificerend accountant te laten controleren hoe het gefinancierde bedrag is besteed en of de door SLF verstrekte bijdrage daadwerkelijk is besteed aan het project waarvoor de toekenning is gedaan.
13. SLF behoudt zich het recht voor publiciteit te geven aan de door SLF verstrekte bijdrage.